Grundsätzlich kann sich jeder Wohnungseigentümer – wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht – von jedermann vertreten lassen.
Dies sollte er mit einer schriftlichen Vollmachtsurkunde tun, da der Verwalter als Versammlungsleiter die Vorlage der Vollmachtsurkunde im Original verlangen kann. Eine vollmacht per Fax genügt dieser Form nicht ( §§ 174,172 BGB). Kann der Vertreter diese Vollmacht nicht vorweisen, kann ihn de r Verwalter zurückweisen.
Oft beschränkt die Gemeinschaftsordnung die Vertretungsbefugnis auf Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter. Grundsätzlich ist diese Beschränkung zulässig.
Die Vertretung durch einen Bevollmächtigten darf aber nicht missbraucht werden, um dadurch zum Beispiel ein Stimmverbot gem. § 25 Abs. 5 zu umgehen. Auch der Bevollmächtigte Mit-Wohnungseigentümer darf nicht für den nach § 25 Absatz 5 WEG „ausgeschlossenen WE“ abstimmen. Sehr wohl kann er mit seiner Stimme abstimmen, wie er es für sinnvoll erachtet.
§ 25 Absatz 5 WEG: “ Ein Wohnungseigentümer ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bezüglichen Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits der anderen Wohnungseigentümer gegen ihn betrifft oder wenn er nach § 18 rechtskräftig verurteilt ist.“
Achtung: Von der Vertretungsfrage ist die Frage „Kann mich mein Architekt, mein Anwalt oder meine Frau“ auf die Wohnungseigentümerversammlung begleiten zu unterscheiden.